Contract Management Training

PENDAHULUAN

Aktivitas pengelolaan dan penanganan kontrak (contracting) dalam hubungan kerja antar perusahaan menjadi krusial seiring peta persaingan bisnis yang semakin ketat. Pengelolaan kontrak terkait langsung dengan upaya perusahaan untuk mendapatkan vendor-vendor terbaik saat perusahaan melakukan pengadaan barang dan jasa baik untuk kebutuhan penyediaan bahan baku produksi maupun penyediaan peralatan dan perlengkapan penunjang bagi kegiatan operasional. Dilain pihak, pengelolaan kontrak juga terkait dengan hubungan bisnis antara perusahaan dengan konsumen atau distributor saat perusahaan menjual barang dan jasa yang dihasilkannya. Pada dasarnya kontrak mempunyai empat fungsi ekonomi, yaitu pertama kontrak memuat skema ganti rugi bila salah satu pihak melakukan wanprestasi atau melanggar ketentuan-ketentuan dalam kontrak; kedua, menautkan para pihak yang terikat dalam kontrak dengan seperangkat ketentuan kontrak (dimana para pihak dapat menetapkan ketentuan- ketentuan yang disepakati, sesuai dengan asas kebebasan). Sedangkan yang ketiga, kontrak dapat meminimalisir ketidakhati-hatian para pihak dengan memberikan / menyerahkan tanggungjawab kepada pihak yang mengakibatkan kerugian kepada pihak lainnya. Keempat, memformulasikan seperangkat ketentuan yang merupakan alasan yang memanfaatkan dalam pelaksanaan kontrak sehingga dapat dilaksanakannya efficient exchange, tetapi tidak mendorong pelaksanaan inefficient exchange yang tidak memenuhi kriteria efisiensi pareto.

Selain memuat fungsi ekonomi, kontrak juga memuat fungsi hukum diantaranya adalah mengizinkan para pihak menetapkan kepentingan yang sah, seperti menjamin diri mereka dari pelaksanaan kontrak yang tidak memuaskan, memungukinkan individu- individu lainnya menunjukkan kepercayaan mereka kepada pasar, bekerjanya azas pacta sunt servada untuk pelaksanaan kontrak yang efektif dan dapat memilih peranan insitusi lain untuk menghindari penyelesaian sengketa di peradilan yang berlarut-larut dan berbiaya tinggi. Berkaitan dengan hal-hal tersebut, maka kemahiran personalia terutama yang berada divisi pengadaan (procurement) perusahaan dalam merancang kontrak menjadi sesuatu hal yang sangat krusial, mengingat kontrak memuat dua hal besar yaitu berkenaan dengan aspek ekonomi dan juga aspek hukum.

Berdasarkan latar belakang tersebut, terlihat perlunya peningkatan kualitas dan improvisasi fungsi dari departemen atau divisi pengadaan. Disamping itu, untuk dapat mewujudkan terlaksananya aktivitas contracting diperlukan kolaborasi dan kerjasama antara divisi ini dengan bagian-bagian lainnya dalam organisasi/perusahaan. Oleh karena itu, pengetahuan tentang manajemen kontrak juga menjadi cukup penting untuk diketahui dan dipahami oleh bagian atau departemen lainnya yang terkait atau terdampak sehubungan dengan pelaksanaan atau realisasi kontrak. Pengetahuan dan pemahaman tentang pengelolaan kontrak ini secara akumulatif akan meningkatkan kinerja perusahaan dalam hal penggunaan sumber daya organisasi yang lebih efisien.

TUJUAN

Pelatihan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman, pembelajaran dan simulasi mengenai fungsi dasar pengelolaan kontrak, perencanaan kontrak, penyusunan kontrak Kerjasama, proses dan teknik negosiasi dengan vendor, monitoring dan evaluasi kinerja vendor serta klaim dan penyelesaian konflik. Dalam hal ini, aspek-aspek pengelolaan kontrak tersebut kiranya dapat dipahami oleh bukan hanya para manajer atau staf yang berada dalam fungsi pengadaan, namun juga dapat diresapi dan dipelajari oleh manajer atau staf di unit atau fungsi organisasi lain seperti divisi pemasaran, produksi, dan keuangan. Dalam pelatihan ini para peserta akan mempelajari konsep dan implementasi contracting secara menyeluruh, dimana dalam setiap sesi pembahasan disertai discussion sharing dan case study berdasarkan aplikasi konsep dan best practices terkini. Sehingga setelah mengikuti training ini, para peserta diharapkan memiliki pengetahuan dan applied skills yang dapat diterapkan dalam keseharian tugas/pekerjaan.

PESERTA TRAINING

1. Procurement team
2. Manager dan staf di bidang pelaksana proyek / program / kegiatan / kontrak kerjasama, plant / site managers, dan project team.
3. Manajer dan staf di bidang produksi
4. Manajer dan staf di bidang pemasaran
5. Manajer dan staf di bidang SDM
6. Manajer dan staf di bidang R&D
7. Budget administrator, planner/estimator, dan payroll management.
8. Supply chain management, vendor management, komite tender, dan pejabat pengadaan/pembelian.
9. Divisi CSR, divisi PKBL atau community development, dan divisi humas.
10. Corporate legal, finance, compliance unit, dan internal auditor.
11. Para pelaksana kegiatan di industri event management, advertising projects, dan consulting services.
12. Siapa saja yang ingin meningkatkan kompetensi di bidang contract management.

MATERI

1. Prinsip-prinsip dasar contract management
   • Pengertian dan arti penting kontrak
   • Fungsi ekonomi kontrak
   • Syarat sah suatu kontrak
   • Implikasi hukum suatu kontrak
   • Asas kebebasan kontrak
   • Berakhirnya suatu kontrak
   • Jenis-jenis kontrak
2. Perencanaan kontrak
   • Menetapkan aktivitas sub kontrak
   • Menentukan metode pemilihan vendor (penyedia barang dan jasa)
   • Menentukan metode penyampaian dokumen penawaran kepada vendor
   • Menentukan metode pemilihan vendor
3. Penyusunan kontrak kerjasama
   • Letter of award
   • Isi kontrak
   • Unsur-unsur pokok kontrak
4. Proses negosiasi dengan vendor
   • Prinsip-prinsip dalam negosiasi
   • Teknik dan proses negosiasi
5. Monitoring dan evaluasi kinerja vendor
   • Tujuan serta teknik monitoring dan evaluasi kinerja vendor
   • Efektivitas monitoring dan evaluasi kinerja vendor
6. Klaim dan penyelesaian konflik
   • Pengertian dan bentuk klaim
   • Prosedur pengajuan klaim
   • Penyelesaian klaim
   • Cara mengendalikan dan menghindari risiko klaim